Stroomlijn uw orderadministratie met slimme software

Wat is een orderadministratie?

De orderadministratie van een bedrijf is de administratie van de orderstroom binnen een organisatie. Van offerte / order tot factuur met alle benodigde formulieren en stappen.

Het efficiënt beheren van het volledige orderproces, van aankoop tot levering, is essentieel voor het behouden van klanttevredenheid en het stimuleren van bedrijfsgroei. Handmatige orderadministratie kan tijdrovend en foutgevoelig zijn en tot vertragingen leiden.

Door uw orderadministratie te stroomlijnen met slimme softwareoplossingen kunt u verschillende taken automatiseren en vereenvoudigen, zoals:

– orderverwerking

– voorraadbeheer

– inkopen

– facturing

Met deze oplossingen kunnen bedrijven tijd besparen, menselijke fouten verminderen en de productiviteit verhogen.

Minipak Factuur maakt het mogelijk dit proces grotendeels automatisch te doen.

Met het ordergedeelte van Minipak Factuur kunt u eenvoudig:

– orders maken

– alle benodigde formulieren zoals offerte, orderbevestiging, offerte, factuur, automatisch maken en verzenden

– bestelbonnen automatisch genereren en laten verzenden.

– inkopen automatisch boeken, voorraadniveaus bijhouden.

– facturen genereren en betalingen beheren.

– Incassobestand en betaalbestand aanmaken en verzenden

– herinneringen en aanmaningen automatisch versturen en bijwerken in de klantgegevens.

Volgorde van de orderadministratie

Offerte/order maken

Formulieren verzenden

Om een order te maken in Minipak, gaat u eenvoudig naar Facturen, Offertes en vult u hier uw offerte / order in

U kunt werken met regeloffertes met artikelen of een tekstfactuur met losse prijzen b.v. bij een aannemer

In de klantentabel kunt u enorm veel informatie over de klant kwijt. Er zijn vrije velden die u naar wens kunt gebruiken, b.v. geboortedatum. kenteken, wat u maar wilt. U kunt gebruik maken van extra e-mailadressen om te verzenden, kortingen, staffelkortingen, enz…

Het is ook mogelijk om de factuur te vertalen naar een andere taal.

Dit is het startpunt van de automatische orderadminstratie.

U kunt bij Facturen, Opmaak, ieder formulieren aanmaken wat u nodig heeft, denk aan een pakbon, orderbevestiging, shippinglijst en verder ieder formulier dat u wilt verzenden.

Bestelbon verzenden

Inkopen boeken

De order/offerte kan gebruikt worden om automatisch een bestelbon te laten maken en deze naar de leveranciers van deze order te laten mailen.

Bevat de order artikelen van meerdere leveranciers, dan wordt er gelijkertijd voor iedere leverancier een bestelbon gemaakt, die dan afzonderlijk verzonden kan worden.

Indien u een bestelbon maakt kan het programma tegelijkertijd een inkoopfactuur van deze bestelbon inboeken.

Op het moment dat de goederen dan binnenkomen hoeft u alleen nog de inkoopfactuur in Minipak na te kijken.

Factuur maken

Voorraadbeheer

Op het moment dat de goederen geleverd zijn, kan de factuur gemaakt en verzonden worden. Kies de juiste offerte en met één druk op de knop is de factuur gemaakt.

Ook kunt u met automatisch meerdere pakbonnen verzamelen op één factuur

Standaard wordt in Minipak Factuur de voorraad bijgewerkt a.d.h. van de facturen. Inkoopfacturen boeken de voorraad bij, verkoopfacturen boeken de voorraad af. Er kan ook gekozen worden om de voorraad handmatig bij / af te boeken.

Er kan automatisch een voorraadlijst, een bestellijst, een waarschuwingslijst en een lijst van inkopen gemaakt en verzonden worden.

Projecten

U kunt werken met projecten.

Per project koppelt u offertes, facturen en inkoopfacturen, waarna u per project kunt kijken wat de opbrengst of de marge van het project is

Urenregistratie

Wilt u facturen maken met daarin gewerkte uren?

Met Minipak Factuur 1.21 is het erg gemakkelijk om met een enkele druk op de knop alle uren van een bepaalde perioden te factureren

Afdrukken

Alle lijsten die u wilt/kunt afdrukken in MInipak Factuur kunt u ook opslaan en verzenden als Word, Excel en PDF Bestand.

Importeren