Heel gemakkelijk de ledenadminstratie van uw vereniging bijhouden? Probeer Minipak Factuur nu!

Ledenadministratie voor uw vereniging of VVE bijhouden

Al deze mogelijkheden zijn handig verwerkt in Minipak Factuur waarbij we goed gelet hebben om met zo min mogelijk moeite, zoveel mogelijk output te maken.

In Minipak Factuur is het mogelijk een (zeer uitgebreide)ledenadministratie van uw vereniging bij te houden. Er kan in deze ledenadministratie gewerkt worden met verschillenden (contributie)groepen.

In dit ledenbestand kunnen er vele vooraf aangemaakte velden worden gebruikt. Ook zijn er per lid, twee vrije velden in om zelf in te vullen met wat je wilt. Dit kan b.v geboortedatum zijn of kenteken, enz…

Facturen per klantgroep

Het is mogelijk om de leden / klanten in te delen in klantgroepen. U kunt b.v. een klantgroep maken voor leden en een klantgroep voor jeugdleden. Hiermee kan er per groep automatisch een aparte factuur aangemaakt worden. U maakt dan per klantgroep verschillende offertes als basis voor de facturen. Hierna kunt u met de optie facturen per klantgroep, per groep automatisch een aangepast factuur voor alle leden van die groep maken, zodat al de leden van die groep in het factuurprogramma een factuur hebben  en deze automatisch naaruw leden gemaild kan worden.

Periodieke facturen maken

Als vereniging maakt u (mogelijk) iedere periode weer een groot aantal facturen voor de ledenadministratie. Vaak zijn deze facturen gelijk aan de vorige facturen met als enig verschil, dat er een andere periode gefactureerd wordt.

In Minipak Factuur is hiervoor de optie periodieke facturen maken aanwezig. Je kan het factuurprogramma handig instellen en iedere periode met enkele drukken op de knop de  facturen er automatisch uit laten rollen en daarna gelijk mailen naar de leden. Het programma zorgt ervoor dat er iedere keer de juiste periode wordt aangegeven op de facturen. Met deze optie heb je de mogelijkheid veel tijd te besparen bij het maken van facturen met dezelfde inhoud.

Facturen incasseren : incassobestand maken

In Minipak Factuur is de mogelijkheid om van uw aangemaakte facturen een  incassobestand aan te maken, waarmee gelijk de betaling van de facturen wordt geregeld. Met enkele klikken worden alle facturen geselecteerd die geïncasseerd dienen te worden. Hiervan maakt u een bestand dat naar de bank verzonden kan worden.

Incasseren zonder factuur

Niet idere vereniging stuurt hun leden een factuur. Vaak wordt alleen afgesproken om een maandelijks contributiebedrag te incasseren. Het is dan ook niet nodig om iedere incasso periode een factuur aan te maken in het factuurprogramma. Je kan in Minipak Factuur  ook een incassobestand maken voor alle leden zonder dat daar facturen voor hoeven te worden gemaakt. Je incasseert dan rechtstreeks uit de klantentabel, snel, simpel en gemakkelijk.

Betalingen bijhouden

Je kan gemakkelijk bijhouden in Minipak Factuur welke leden al betaald hebben en welke leden nog moeten betalen. Werk je ook met Minipak Boekhouding, dan worden de verwerkte bankmutaties ook tegelijkertijd verwerkt in het factuurprogramma. Het is ook mogelijk om het incassobestand te importeren in het bankbestand van Minipak Boekhouding, zodat gelijk automatisch kan worden verwerkt welke leden betaald hebben. Ook bestaat de mogelijkheid tot het versturen van herinneringen en aanmaningen.

Mailing naar de leden

U kunt in Minipak Factuur heel eenvoudig mails naar de leden sturen.  U maakt een standaard brief, selecteert welke leden of ledengroepen deze mail moeten ontvangen en vervolgens kunt u met een druk op de knop de mails naar de leden verzenden.

Het is ook mogelijk een losse brief aan te maken voor een afzonderlijk lid. In deze brief kan je gemakkelijk, facturen, offertes en artikelen kiezen. Zelfs de envelop kan je met ons factuurprogramma printen.