Factuur maken
Kan je zelf een factuur maken?
Een factuur is een rekening aan uw klant. U mag zelf een factuur maken voor uw klant.
Met Minipak Factuur kunt u zeer snel een factuur maken. We hebben allerlei tools om dit snel en zo compleet mogelijk te doen. Ook kunt u een offerte, pakbonnen, bestelbonnen, opdrachtbevestigingen opgesteld naar eigen wens maken en verzenden.
In ons factuurprogramma kunt u zelf de hele factuur(en vele andere documenten ) instellen naar eigen wens. U kunt ook de pdf versie van uw factuur (document)als achtergrond kiezen en gelijk gaan factureren.
Er worden wel eisen aan een factuur maken gesteld. Het is belangrijk dat de juiste zaken op een factuur vermeld staan b.v. er is een verschil tussen een factuur van meer of minder dan 100 euro. Maakt u gebruik van de kleine ondernemersregeling, dan bent u niet verplicht een factuur te maken enz.
Er wordt dan automatisch uw voorraad bijgehouden(indien nodig), uw openstaande postenadministratie bijgewerkt en u kunt uw verkoopfacturen gebruiken in Minipak Boekhouding om uw financiële administratie op orde te hebben.
Hoe maak je een factuur?
In Minipak Factuur werken we met twee soorten facturen:
Vrije-tekstfactuur maken:
In deze facturen werkt u met een tekst met daarin de te factureren bedragen, eventueel gecombineerd met artikelen. Dit is erg handig als u b.v. als je een gespecificeerde offerte wilt factureren.
Regelfactuur maken:
Met deze facturen werkt u met artikelen, aantal en prijs, eventueel aangevuld met een tekstblok. Als u regelfacturen gebruikt, dan kunt u ook alle functies van de voorraad module gebruiken.
In de facturen kunt u de juiste klant kiezen. In de klantgegevens kunt u veel informatie kwijt over de klant, b.v. de betaaltermijn, de (staffel)kortingen, in welke taal met deze klant gewerkt dient te worden, vrije velden die u inhoud kunt geven, zoals b.v. geboortedatum, kenteken en nog veel meer.
Vervolgens kunt u de gewenste artikelen kiezen, deze artikelen kunt u ook kiezen met een barcodescanner,
Hierna kunt u factuur voorbeeld pdf bekijken, de gemaakte factuur afdrukken en/of verzenden via de mail.
Het is mogelijk om in Minipak Factuur incassobestanden en betaalbestanden te maken van de inkoop- en verkoopfacturen en te sturen naar de bank.
We hebben veel handige functionaliteiten, zodat u met zo min mogelijk moeite zo gemakkelijk mogelijk kunt factureren.
Wat moet er op een factuur staan?
Een factuur moet voldoen aan de eisen die de belastingdienst hieraan stelt.
Wat u zeker moet vermelden:
- Het btw-identificatienummer en het btw-bedrag.
- Je KVK-nummer.
- De factuurdatum en het factuurnummer (de factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn).
- De datum van levering.
- De naam en het adres van jezelf en je klant.
- De goederen of diensten die je levert.
- Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.
Factuur maken per klantgroep
Het is soms handig als u voor een hele groep klanten in één keer automatisch een factuur kunt maken. b.v voor leden van een vereniging, alle klanten die eenzelfde actie -artikel kopen. U kunt in ons factuurprogramma heel eenvoudig een zelfde factuur maken voor een hele klantgroep. U maakt een groep klanten aan die allemaal dezelfde klantgroep-code hebben.
Vervolgens maakt u in offertes een voorbeeldfactuur, die u wilt gebruiken voor alle klanten in deze klantgroep. Het programma maakt dan automatisch alle facturen voor deze klantgroep aan.
Deze facturen kunt u daarna versturen via e-mail en zonodig incasseren.
Periodieke facturen maken
Als u aan klanten regelmatig dezelfde factuur moet sturen met alleen een andere periode, kunt u automatisch deze periodieke facturen per periode aan laten maken. U kunt dan zelf kiezen of u deze facturen b.v. per maand, per kwartaal of per jaar wilt laten aanmaken. Met enkele drukken op de knop rollen alle facturen automatisch uit het programma.
Offertes / Orders
In Minipak Factuur kunt u offertes maken en deze naar de klant verzenden. U kunt de offerte ook als een order beschouwen en van daaruit de orderverwerking starten.
- Offerte maken, deze kan als bron dienen voor de order, de pakbon, de opdrachtbevestiging met eventuele aanbetaling en welk formulier u maar wilt
- Vanuit deze offerte een bestelbon laten maken en deze naar de leverancier mailen
- Je kan dan automatisch de inkoop laten boeken bij inkoopfacturen
- Verzenden van offertes, pakbonnen, orderbevestigingen en meer.
- Offerte omzetten naar factuur
- Factuur verzenden , eventueel als UBL
- Automatische Incasso
Pakbonnen verzamelen
U kunt een factuur maken en in die factuur kiezen voor de opdracht pakbonnen verzamelen.Er wordt dan gekeken welke pakbonnen gemaakt zijn sinds de vorige factuur en deze worden automatisch verzameld op de factuur.
Facturen kopieren
Op een bestaande factuur gaan staan en vervolgens met een druk op de knop deze debet of credit kopieren.
Facturen afdrukken en verzenden
U kunt verschillende opmaken maken en per factuur of klant kiezen in welke opmaak je de facturen wilt afdrukken of verzenden. Voorbeelden hiervan zijn : orderbevestiging, pakbon, offerte, factuuropmaak per klantgroep. Er wordt dan een PDF van de factuur(offerte, orderbevestiging) verzonden via de mail. Je kan de tekst van de mail zelf instellen en indien nodig nog een PDF bijvoegen met b.v. artikelinformatieEr wordeHet is factuur, , factuur voorbeeld pdf bekijken
Koppeling met het boekhoudprogramma
Na het maken van de facturen kunt u deze desgewenst importeren in Minipak boekhoudprogramma.
U kunt dan de gegevens meenemen in de Verlies/Winst, Balans en de facturen automatisch laten afboeken in de bank.